■概要
フォームで受け取った申込書やアンケートなどの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記していませんか。 この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、フォームにPNGファイルが添付・送信されると、AI-OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした入力業務の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った画像データの入力作業に時間を取られている業務担当者の方
- OCR技術を活用して、データ入力の精度と速度を向上させたいと考えている方
- Google スプレッドシートへのデータ集約を自動化し、管理を効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からデータ転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業による転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、ファイル添付項目を含むフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたPNGファイルから文字情報を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、読み取った情報を指定のシートに新しい行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象となるフォームのファイル項目や、抽出したい情報の範囲、読み取る言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データを追加したいスプレッドシートやシートを選択し、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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