Dropboxにアップロードされた経費精算書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Dropboxで管理している経費精算書の処理は、内容の確認やシステムへの転記に時間がかかっていませんか？手作業での対応は、入力ミスや処理漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRが書類の内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を追加するため、面倒な転記作業をなくし経理業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 経費精算書の処理を手作業で行っており、業務を効率化したいと考えている経理担当者の方
• DropboxとGoogle スプレッドシートで経費管理をしており、転記作業に手間を感じている方
• 経理部門のDXを推進しており、定型業務の自動化を検討しているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxへのファイルアップロードだけでOCRによる読み取りから転記までが自動で完了するため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、金額の入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、読み取ったテキスト情報を指定のシートに追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能はチームプラン、またはサクセスプランでご利用いただける機能のため、フリープラン、ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルをお試しいただけます。トライアル期間中は、本テンプレートに含まれるOCR機能もご利用可能です。