Googleフォームで送付された経費精算書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで受け付けた経費精算の申請内容や添付された領収書を、一件ずつ確認してGoogle スプレッドシートに手入力していませんか。この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加するため、経費精算業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで経費精算業務を行っている経理担当者の方
• 申請内容の転記作業に時間がかかり、コア業務に集中できないと感じている方
• 手作業による入力ミスや確認漏れをなくし、経費精算の精度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信を起点に、データ転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで利用するOCR機能は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能のため、フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、OCR機能を含む全ての機能をお試しいただけます。