■概要
Googleフォームで受け付けた経費精算の申請内容や添付された領収書を、一件ずつ確認してGoogle スプレッドシートに手入力していませんか。この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加するため、経費精算業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで経費精算業務を行っている経理担当者の方
- 申請内容の転記作業に時間がかかり、コア業務に集中できないと感じている方
- 手作業による入力ミスや確認漏れをなくし、経費精算の精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点に、データ転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能のため、フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、OCR機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
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