フォームで回答があったら、Microsoft Excelのデータを取得してSendGridでメールを送信する

■概要

お問い合わせフォームなどへの回答があった際、Microsoft Excelで管理しているリストを確認し、手動でメールを送っていませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるうえ、対応漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけにMicrosoft Excelから該当データを自動で取得し、SendGrid経由でメールを送信できます。面倒な手作業をなくし、顧客対応を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答を基にMicrosoft Excelのリストを確認し、手動でメールを送信している方
• SendGridを使った定型メールの送信業務を自動化し、工数を削減したいと考えている方
• フォーム回答者への迅速なフォローアップを実現し、顧客対応を効率化したいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答をトリガーに、Microsoft Excelからのデータ取得とSendGridでのメール送信が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの参照ミスやメールの送信漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとSendGridをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションを設定して、フォームの回答内容を基にデータを検索します。
4. オペレーションで「繰り返し」を設定し、取得したレコード情報を1件ずつ処理するようにします。
5. 最後に、繰り返し処理の中でSendGridの「メールを送信する」アクションを設定し、取得したレコードの宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelからレコードを取得する際に、フォームの回答内容と照合するための検索条件を任意に設定してください。
• SendGridで送信するメールの宛先や件名、本文の内容を、Microsoft Excelから取得した情報などを活用して任意に設定してください。

■注意事項‍

• Microsoft ExcelとSendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。