■概要
定期的にMicrosoft Excelから特定のデータを抽出し、その情報を基にSendGrid経由でメールを配信する作業は、手間がかかる上に、手作業によるミスも起こりやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelのデータ取得からSendGridでのメール送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelのデータを定期的にメールで共有する必要がある営業担当者の方
- SendGridを利用したメール配信業務を効率化したいマーケティング担当の方
- 手作業によるデータ抽出やメール作成の時間を削減したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでMicrosoft Excelからデータを自動取得しメール送信するため、手作業による時間と手間を削減できます。
- データ抽出からメール送信までの一連の作業を自動化することで、転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとSendGridをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、ワークフローを起動する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、メール送信に必要なデータを取得します。
- 次に、オペレーションでループ機能を設定し、取得したレコードそれぞれに対してメール送信処理を繰り返すようにします。
- 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する」アクションを設定し、取得したデータに基づいてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、ワークフローを起動したい任意の日時を指定してください。
- Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションでは、取得したいレコードの条件を任意で設定してください。例えば、特定の列の値や日付などを条件に指定できます。
- ループ機能の設定では、Microsoft Excelから取得したどの値を繰り返し処理の対象とするかを任意で設定してください。通常は取得したレコード全体を指定します。
- SendGridの「メールを送信する」アクションでは、送信先のメールアドレス、送信元のメールアドレス、メールの件名、本文などを任意で設定してください。Microsoft Excelから取得した情報を本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとSendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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