Outlookでメールを受信したら正規表現で電話番号を抽出して、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせメールなどから、電話番号といった特定の情報を探し出して転記する作業に、手間を感じていませんか。手作業では見落としやコピー＆ペーストのミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、本文から正規表現を用いて電話番号などの情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートへリアルタイムで追加できるため、顧客リストの作成などを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールからの情報転記を手作業で行っている方
• Google スプレッドシートでの顧客リスト作成を効率化したいと考えている方
• 正規表現を活用して、メール本文からのデータ抽出を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からGoogle スプレッドシートへの転記が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記による、入力間違いや抽出漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでは、OCR機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、受信したメールの本文から指定の情報を抽出します。
4. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローが起動する時間の間隔や、監視対象としたいメールのフォルダIDを任意で指定してください。
• OCR機能のアクション設定では、抽出対象のテキスト（メール本文など）や、どのようなパターンの情報（例：電話番号）を抽出するかを正規表現で指定します。
• Google スプレッドシートのアクション設定では、データを追加したいスプレッドシートID、タブ名、テーブルの範囲を任意で設定してください。また、どの列にどのデータを追加するかも指定できます。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。