Google スプレッドシートに行が追加されたら、要約を行いGoogle DriveにPDFを格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

を自動連携できます。

■概要

Google スプレッドシートに追記される情報を都度確認し、手作業で要約して書類を作成していませんか？この作業は手間がかかるうえ、見落としなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでAIが内容を要約し、指定のフォーマットでPDFとしてGoogle Driveに自動で格納するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートを用いて、議事録や日報などの情報管理をしている方
手作業での報告書作成やPDF化に時間がかかり、業務効率化を目指すチームの方
情報の要約や転記作業におけるヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、情報の要約からPDF作成、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
AIによる要約と自動での書類発行により、人手による情報の転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、追加された行のテキストデータを要約するように指定します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、要約された内容を基にPDFを作成してGoogle Driveに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象となるスプレッドシートID、シートID、監視するテーブルの範囲などを指定できます。
AI機能の「要約する」では、要約したいテキスト内容、生成する文章の文字数、要約の粒度や言語などを任意で設定することが可能です。
Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、書類のテンプレートとなるスプレッドシートのファイルIDや、PDFの保存先となるGoogle DriveのフォルダID、出力するファイル名を指定できます。また、テンプレート内の特定の文字列を要約結果などで置換する設定も可能です。

■注意事項

Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで書類発行したファイルは任意のGoogle Driveに保存されます。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。

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