Google スプレッドシートに行が追加されたら、要約を行いGoogle DriveにPDFを格納する

■概要

Google スプレッドシートに追記される情報を都度確認し、手作業で要約して書類を作成していませんか？この作業は手間がかかるうえ、見落としなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでAIが内容を要約し、指定のフォーマットでPDFとしてGoogle Driveに自動で格納するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを用いて、議事録や日報などの情報管理をしている方
• 手作業での報告書作成やPDF化に時間がかかり、業務効率化を目指すチームの方
• 情報の要約や転記作業におけるヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、情報の要約からPDF作成、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します。
• AIによる要約と自動での書類発行により、人手による情報の転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、追加された行のテキストデータを要約するように指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、要約された内容を基にPDFを作成してGoogle Driveに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象となるスプレッドシートID、シートID、監視するテーブルの範囲などを指定できます。
• AI機能の「要約する」では、要約したいテキスト内容、生成する文章の文字数、要約の粒度や言語などを任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、書類のテンプレートとなるスプレッドシートのファイルIDや、PDFの保存先となるGoogle DriveのフォルダID、出力するファイル名を指定できます。また、テンプレート内の特定の文字列を要約結果などで置換する設定も可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートで書類発行したファイルは任意のGoogle Driveに保存されます。