■概要
Google スプレッドシートで案件情報を管理し、その都度見積書を作成する業務は、情報の転記やファイルの作成・保存など、手間がかかる作業です。また、手作業であるがゆえの入力ミスや、作成した書類の格納忘れといったヒューマンエラーも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで自動で見積書が発行され、指定のGoogle Driveフォルダへ格納されるため、こうした一連の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで見積情報を管理し、手作業での書類作成に手間を感じている方
- 見積書の発行からGoogle Driveへの格納まで、一連の業務の効率化を検討している方
- 手作業による情報の転記ミスや、書類の格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が更新されると自動で見積書が作成、格納されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや書類の格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ、後続の書類発行処理が実行されるように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、見積書を指定のGoogle Driveフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガーでは、監視対象としたいスプレッドシートID、シートID、テーブルの範囲などを任意で設定してください。
- 分岐機能では、どの列のどのような値を条件に書類を発行するか（例：ステータス列が「承認済み」になったらなど）を任意で設定してください。
- 書類発行のオペレーションでは、使用する見積書の雛形ファイル、格納先のGoogle DriveフォルダID、出力ファイル名などを任意で設定してください。また、雛形内のどの部分にどの情報を差し込むかの設定も行います。
■注意事項
- Google スプレッドシートをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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