■概要
フォームからの申し込みがあるたびに、手作業で帳票を作成し、指定のフォルダに保存するのは手間がかかる作業です。特に件数が多い場合、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、Google スプレッドシートのテンプレートから帳票を自動生成し、PDFとしてDropboxへ保存する一連の作業を自動化するため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの回答内容をもとに、日常的に見積書や申込書などの帳票を作成している方
- Google スプレッドシートとDropboxを利用し、手作業で帳票作成と保存を行っている方
- 帳票作成における入力ミスや保存漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると、帳票の生成からDropboxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やファイル保存がなくなることで、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートのテンプレートから帳票を生成するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能で設定する質問項目（氏名、会社名など）は、業務内容に合わせて自由に作成、変更が可能です。
- 書類を発行する機能では、任意のGoogle スプレッドシートを帳票の雛形として指定でき、フォームで取得した情報を帳票内の特定のセルに自動で反映できます。
- Dropboxにアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名もフォームの回答内容を引用して動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
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