Google スプレッドシートの情報が更新されたら、AIでテキストを生成してMicrosoft Excelの情報を更新する

■概要

Google スプレッドシートで管理している情報を基に、文章を作成してMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか。この単純ながらも時間のかかる作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、その内容を基にAIがテキストを自動で生成し、指定したMicrosoft Excelのレコードを更新するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを併用し、データ連携を手作業で行っている方
• AIを活用して、報告書や各種案内文などのテキスト生成を効率化したいと考えている方
• 手作業によるデータの転記ミスや更新漏れをなくし、情報の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleスプレッドシートの更新を起点にAIによるテキスト生成とMicrosoft Excelへの更新が自動で実行されるため、手作業による転記や文章作成の時間を削減できます。
• コピー＆ペーストなどの手動操作が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションでスプレッドシートの情報を基に文章を生成するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、AIが生成したテキストで該当のレコードを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートやシートを指定できます。
• AI機能では、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタムでき、定型文や前段階で取得したスプレッドシートの情報を変数として設定可能です。
• Microsoft Excelのアクションでは、任意のファイルとシートを指定し、更新したいレコードや、前段階で取得した情報と固定値を割り当てる列を柔軟に設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。