Outlookで特定のメッセージを受信されたら、Google スプレッドシートの全対象レコードを更新する
Outlookで特定のメッセージを受信されたら、Google スプレッドシートの全対象レコードを更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信する特定のメールをもとに、Google スプレッドシートの情報を手作業で更新する業務は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが本文から必要なデータを抽出し、Google スプレッドシートの該当レコードを自動で更新できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogle スプレッドシートを用いたデータ管理を手作業で行っている方
- メールを起点とした定型的な更新作業に時間を費やしてしまっている方
- 手作業によるデータ転記ミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をきっかけに情報が自動で更新されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストのミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いてオペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から更新に必要なデータを抽出します。
- 次に、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションで、更新対象のレコード情報をすべて取得します。
- 取得したレコードに対して、コマンドオペレーションで繰り返し処理を設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、対象のレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートでレコードの取得や更新を行う各アクションにおいて、対象となる任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を設定してください。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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