Outlookで特定のメッセージを受信されたら、Google スプレッドシートの全対象レコードを更新する

■概要

Outlookで受信する特定のメールをもとに、Google スプレッドシートの情報を手作業で更新していませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出し、該当するGoogle スプレッドシートのレコードを自動で更新します。面倒な更新作業から解放され、業務の正確性と効率の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールを基に、Google スプレッドシートの情報を手作業で更新している方
• 定期的なデータ更新作業における、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防止したい方
• メール対応とデータ管理を連携させ、より効率的なワークフローを構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からGoogle スプレッドシートの更新までが自動化されるため、手作業での転記や更新にかかっていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文などから必要な情報を抽出します。
4. 次に、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、更新対象となるレコードを検索します。
5. 繰り返し処理機能を選択し、取得したレコード一覧データに対して、繰り返し処理を設定します。
6. 最後に、繰り返し処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとに各レコードを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で指定することが可能です。
• AI機能では、トリガーで取得したメール情報の中から、どのデータを抽出するかを任意で設定できます。
• Google スプレッドシートからレコードを取得する際、検索の条件を任意で設定でき、前のステップで取得した情報を条件に含めることも可能です。
• 繰り返し処理機能では、取得した複数の一覧データから、後続の処理に利用したい一覧データを任意で設定します。
• Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、対象のシートや更新したい列の条件を任意で指定でき、更新する値も固定値や前段階で取得した値などを柔軟に設定可能です。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。