Gmailで受信した内容からAIで不要な情報を削除して、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Gmailで受信した特定のお知らせを、社内チャットに共有する際に、メール本文の署名や定型文といった不要な情報を手作業で削除していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、情報の共有漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で不要な情報を削除し、要点のみをMicrosoft Teamsに通知できるため、こうした情報共有の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した情報を、手作業でコピーしてMicrosoft Teamsに共有している方
• メール本文の整形作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方
• AIを活用して情報共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からAIによる整形、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業での転記や整形にかかる時間を短縮することができます。
• AIが常に一定のルールで情報を整形し通知するため、担当者による共有内容のばらつきがなくなり、情報共有の属人化を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のメールを特定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文から不要な情報を削除するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによって整形されたテキストを指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、どのようなテキストを作成してほしいか、プロンプト（指示文）を任意の内容で設定することが可能です。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、メッセージの送信先チャネルを指定できるほか、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、メールの件名やAIが生成した本文など、前段のアクションで取得したデータを動的な値として埋め込むといったカスタムが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。