Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートをコピーする

■概要

特定の件名のメール、例えば「月次レポート作成依頼」などを受信した際に、都度手作業で報告用のGoogle スプレッドシートをコピーして準備するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信したタイミングで、指定したGoogle スプレッドシートのシート（タブ）が自動でコピーされるため、こうした定型業務を効率化し、作業漏れを防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールを起点に、Google スプレッドシートで定型的な作業を行う方
• 毎月のレポート作成などで、原本となるスプレッドシートのコピーを手作業で行っている方
• メールの確認漏れによるシートの作成忘れといった、ヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメール受信をトリガーにシートのコピーが自動実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるシートのコピー忘れや、誤ったシートをコピーしてしまうなどのヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートのアカウントをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるメールの件名を指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、コピー元のスプレッドシートやコピー後のシート名を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定で、フローを起動させる条件となるメールの件名を任意に指定してください。
• Google スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションでは、コピー元のスプレッドシートIDやシート（タブ）名、コピー先のシート（タブ）名などを設定します。
• コピー先のシート（タブ）名には固定の値を入力するだけでなく、トリガーとなったメールの件名や受信日時など、前段のアクションで取得した動的な値を設定することも可能です。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。