■概要
取引先からフォームで請求書を受け取った後、内容を確認して表計算ソフトに手入力する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちです。特に複数行にわたる明細の転記は手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに添付された請求書をAIが自動でOCR処理し、複数行の明細をGoogle スプレッドシートに自動で追加するため、請求書処理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受領した請求書のデータを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している経理担当者の方
- 請求書処理の過程で発生する入力ミスや確認作業に課題を感じているチームリーダーの方
- 定型的ながらも重要な請求書関連業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取った請求書のOCR処理からスプレッドシートへの追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、請求金額や明細の入力間違い、転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- フォームトリガーで請求書ファイルなどを添付できる入力フォームを作成します。
- AI機能を使って画像・PDFから文字を読み取る設定し、フォームから送信された請求書ファイルを指定します。
- 次に、分岐機能を用いて、OCRで読み取った複数行の明細を1行ずつ処理できるように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出した明細データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、取引先名や担当者名など、請求書と合わせて管理したい情報を取得するための質問項目を任意で設定してください。
- AI機能（OCR）では、お使いの請求書のフォーマットに合わせて、読み取りたい項目（会社名、請求日、明細、合計金額など）を任意で設定可能です。
- Google スプレッドシートへデータを追加するアクションでは、出力先となるスプレッドシートやシートを任意で設定してください。
■注意事項
- フォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「OCRまたは音声を文字起こしする」AIオペレーション、「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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