フォームで回答を受信したら、Google スプレッドシートのレコードを取得し別シートに行を追加する

■概要

フォームからの回答をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記する際、手間や入力ミスにお困りではありませんか。多くの情報を扱う場合、その負担は少なくありません。 このワークフローを活用すれば、フォームで回答を受信したタイミングで、指定したGoogle スプレッドシートから関連レコードを取得し、別のシートへ自動で行を追加することが可能になり、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答データをGoogle スプレッドシートで管理し、手作業での転記に課題を感じている方
• 複数のGoogle スプレッドシート間で情報を紐付けて管理しており、作業の効率化を目指す方
• データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーを削減したいと考えている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からGoogle スプレッドシートへの一連の処理が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや参照先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性と信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、フォームが送信された際にワークフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションで「フォーム機能」の「回答フォーム」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
4. 続けて、オペレーションで「Google スプレッドシート機能」の「レコードを取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいて、指定したスプレッドシートから関連するレコード情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションで「Google スプレッドシート機能」の「別シートにレコードを追加する」アクションを設定し、取得したフォームの回答とスプレッドシートのレコード情報を組み合わせて、指定した別のシートに新しい行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローでレコードの取得元となるGoogle スプレッドシート、および最終的に行を追加したいGoogle スプレッドシートと対象のシートは、あらかじめユーザーご自身で作成しておく必要があります。
• 「レコードを取得する」オペレーションでは、どのスプレッドシートのどのシートから、どの列の情報をキーとしてレコードを検索するかを指定してください。
• 「別シートにレコードを追加する」オペレーションでは、どのスプレッドシートのどのシートに、どの情報をどの列に対応させて追加するかを具体的にマッピング設定してください。