Outlookで特定件名のメールを受信したらNotionで複数のレコードを取得し、Google スプレッドシートに追加する
Outlookで特定件名のメールを受信したらNotionで複数のレコードを取得し、Google スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信する特定メールの内容をもとに、Notionで関連情報を探し、Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。複数のアプリケーションを往復する手作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIによるデータ抽出からNotionでの情報取得、Google スプレッドシートへの追加までの一連の業務を自動化し、手作業による非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlook、Notion、Google スプレッドシートを跨いだ情報連携に課題を感じている方
- メールで受信した報告内容などを、手作業でスプレッドシートに転記・集計している方
- 複数ツール間のデータ連携を自動化し、ヒューマンエラーの削減を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に一連の転記作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの検索や転記がなくなることで、入力間違いや参照ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Notion、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、メール本文から必要な情報を抽出するように設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する（最大１００件）」を設定し、AIで抽出した情報を基にレコードを検索します
- 次に、コマンドオペレーションの「処理繰り返し」を設定し、取得した複数のレコードを1件ずつ処理できるようにします
- 最後に、繰り返し処理の中でGoogle スプレッドシートの「別のシートにレコードを追加する」を設定し、取得したデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名を任意で設定してください。
- Notionでレコードを取得する際の検索条件を、業務内容に合わせて設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションで、出力先となる任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください。
■注意事項
- Outlook、Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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