■概要
Outlookで特定の件名のメールを受信した後、その内容をもとにNotionで関連情報を探し出し、さらにGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手作業では手間がかかり、情報の見落としや転記ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Outlookでの特定メール受信をトリガーに、Notionからの情報取得、そしてGoogle スプレッドシートへのデータ追加までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookの特定メールを起点にNotionやGoogle スプレッドシートへ手動で情報連携している方
- 複数SaaS間の情報集約を自動化し、業務効率を改善したいと考えている担当者の方
- メールからのデータ抽出と他ツールへの転記作業のミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信後、手作業で行っていたNotionからの情報取得やGoogle スプレッドシートへの転記時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの抽出漏れや、Google スプレッドシートへの入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Notion、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文などから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する（最大１００件）」アクションで抽出した情報に基づいてNotionから関連レコードを取得します。
- 次に、オペレーションでループ機能を選択し、「コマンドオペレーション」で取得した複数のNotionレコードを一つずつ処理できるように設定します。
- 最後に、ループ内のオペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで取得した情報をGoogle スプレッドシートの新しい行に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、監視対象のメールフォルダIDや、反応させたいメールの件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、抽出するテキストの文字数に応じた変換タイプや、抽出対象のテキスト（例：メール本文）、抽出したい具体的な項目（例：顧客名、商品IDなど）を任意で設定します。
- Notionで複数のレコードを取得するアクションでは、対象のデータベースIDに加え、取得したいレコードを絞り込むための条件（フィルターやソート条件など）を任意で設定してください。
- ループ機能では、Notionから取得したレコードリストのうち、どの値を繰り返し処理の対象とするかを任意で設定します。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、データを追加するGoogle スプレッドシートIDやシート名、そしてNotionから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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