Outlookの受信内容を文字コードに変換し、Google スプレッドシートでレコードを追加する

■概要

Outlookで受信したメールの内容を、手作業で文字コードに変換し、さらにGoogle スプレッドシートへ転記する作業は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでの特定メール受信をきっかけに、AI機能が自動で文字コードを変換し、Google スプレッドシートへレコードを追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookのメール情報をGoogle スプレッドシートで管理し、手作業での転記に時間を要している方
• メール本文の文字コード変換とデータ入力の正確性向上を目指している業務担当者の方
• 定型的なデータ処理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookからの情報取得、文字コード変換、Google スプレッドシートへの記録が自動化され、作業時間を短縮できます。
• 手作業による文字コードの変換ミスや、Google スプレッドシートへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文の内容を基に文字コード変換を行います。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換後の情報を指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されているメールフォルダIDや、特定のキーワードを含む件名などを任意で設定してください。
• AI機能を用いたテキスト生成のオペレーションでは、Outlookから取得したメールのどの情報をどのように文字コード変換するか、プロンプトを具体的に設定できます。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。