■概要
Google スプレッドシートで管理している経費情報、Microsoft Excelへ転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりしていませんか？特に、特定の条件に合致するデータのみを抽出して転記する作業は、時間もかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに特定条件の経費情報が追加された際に、自動でMicrosoft Excelへ必要な情報のみを追加でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excel間で経費データの転記作業に時間を要している経理担当者の方
- 手作業によるデータ入力で、入力ミスや条件の見落としなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- 経費処理業務の効率化や自動化を進め、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、条件分岐を経てMicrosoft Excelへ自動でデータが追加されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや、条件に合わないデータの誤った追加といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、追加された行データが特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、条件に合致したデータを指定のファイルとシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたいスプレッドシートとシートを任意で指定してください。
- 分岐機能のオペレーションでは、Google スプレッドシートから取得したどの列のデータが、どのような条件（例：特定のカテゴリである、金額が一定以上であるなど）に合致した場合にMicrosoft Excelへの追加処理を行うか、柔軟に設定可能です。
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、どのファイルのどのシートにデータを追加するかを指定できます。また、Google スプレッドシートのどの列の情報を、Microsoft Excelのどの列に対応させて追加するか、または固定値を設定するかなど、細かくカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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