■概要
Google スプレッドシートで管理しているデータが増えるにつれて、特定の条件に合致する情報を別のシートに手作業でコピーする作業は、時間もかかり、見落としや転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで行が更新された際に、指定した条件のデータのみを自動で別のシートへコピーすることが可能になり、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでのデータ転記作業に手間を感じている業務担当者の方
- 特定条件に合致するデータを別シートへ頻繁に手動でコピーしている方
- Google スプレッドシートを用いた定型的なデータコピー作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新を検知し、条件に合うデータを自動でコピーするため、手作業による転記時間を削減できます。
- 手動でのデータ抽出やコピー作業が不要になることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したスプレッドシートの行が更新されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、更新されたシートから特定の条件に合致するデータを取得します。
- その後、オペレーションで「繰り返し処理機能」を選択し、「繰り返し処理する」アクションを設定します。これにより、前段階で取得した複数のデータレコードを1件ずつ順番に処理することができます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、繰り返し処理で取り出したデータを別の指定したシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象とするスプレッドシート名とシート名を任意で指定してください。
- Google スプレッドシートからデータを取得するアクションでは、コピー元となるシートからどのような条件でデータを抽出するかを任意で設定できます。
- 繰り返し処理機能の設定では、取得したデータ一覧のうち、どの情報を基に繰り返し処理を実行するかを指定することが可能です。
- コピー先のGoogle スプレッドシートを指定するアクションでは、データを追加するスプレッドシート名とシート名を任意で設定でき、各列にどの情報を割り当てるか、または固定値を入力するかなどを柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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