Slackで特定の条件のファイルが送信されたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsで共有する

■概要

Slackで受信した特定のファイルを都度確認し、内容をMicrosoft Teamsへ手作業で共有する業務に手間を感じていませんか。また、ファイルの内容確認や転記作業では、ヒューマンエラーが発生する可能性も懸念されます。このワークフローを活用すれば、Slackに特定の条件でファイルが投稿された際に、OCR機能でファイル内容を自動で読み取り、その結果をMicrosoft Teamsの指定チャネルへ共有する一連の流れを自動化でき、これらの課題解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで受信するファイルの内容確認とMicrosoft Teamsへの共有作業を効率化したい方
• 手作業によるファイル内容の転記ミスや共有漏れを減らしたいと考えている担当者の方
• SlackとMicrosoft Teams間のファイル共有プロセスを自動化し、業務の生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿からMicrosoft Teamsへの情報共有までが自動化されるため、手作業による確認や転記にかかっていた時間を削減できます。
• OCRによる自動読み取りとシステム連携により、手作業で発生しがちな入力ミスや情報共有の漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、分岐機能を設定し、例えばファイルの種類やファイル名に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションで、Slackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
5. 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションで、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容やファイルそのものを指定したチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、ファイルを受信するチャンネルを任意で指定することが可能です。
• 分岐機能では、Slackで取得したファイル名などの情報に基づき、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定できます。
• OCR機能では、ファイル全体を読み取るだけでなく、特定のキーワードが含まれる箇所のみを抽出するなど、読み取り対象の範囲や抽出する項目を任意でカスタムすることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で選択できるほか、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Slackの投稿情報やOCRで読み取った内容を変数として動的に埋め込んだりするなど、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。