Outlookにイベントが登録されたら、予定の内容をDiscordに自動で通知する

■概要

Outlookで管理している大切な予定をチームメンバーへすぐに共有したいけれど、手作業での通知は手間がかかり、共有漏れも心配になることがあるかもしれません。また、他の業務が忙しく、通知が遅れてしまうこともあるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Outlookに新しいイベントが登録されたのをトリガーに予定の詳細内容をDiscordへ自動通知できるため、情報共有の効率化とコミュニケーションの円滑化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでスケジュールを管理し、Discordでチーム内の情報共有を行っている方
• 手作業によるイベント情報の伝達に手間を感じ、自動化による効率向上を目指している方
• 重要な予定の共有漏れや遅延を防ぎ、確実な情報伝達体制を構築したいチームリーダー

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookにイベントが登録されると、その情報がDiscordへ自動で通知されるため、手作業での情報伝達にかかる時間を削減し、他のコア業務に集中できます。
• 手動での情報伝達時に起こり得る、通知漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報をチームで共有することが可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookアカウントとDiscordアカウントをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてOutlookを選択し、「新しいイベントがカレンダーに追加された時」といったアクションを設定し、監視対象のカレンダーを指定します。
3. 続いて、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信する」アクションを設定します。
4. 最後に、通知を送信するDiscordのチャンネルを指定し、Outlookから取得したイベントの件名、日時、場所、説明などの情報をメッセージ本文に設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordへの通知メッセージを送信する際には、通知先のチャンネルやメンションするユーザー、ロールなどを任意に設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストメッセージだけでなく、Outlookのトリガーから取得したイベントの件名、開始日時、終了日時、場所、詳細内容などの情報を変数として柔軟に埋め込み、カスタマイズできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。