■概要
Gmailで日々受信する大量の書類、そのコンプライアンスチェックと関係者への通知に手間を感じていませんか？
手作業での確認は時間がかかり、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した書類に対し、AIが自動でコンプライアンスチェックを行います。
さらに、結果をDiscordへ自動で通知するため、業務の精度向上と手間削減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する契約書などの書類確認と通知を手作業で行っている方
- AIを活用して書類のコンプライアンスチェックを自動化したいと考えている方
- Discordをチームのコミュニケーションツールとして利用し、情報共有を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの書類受信からAIによるチェック、Discordへの通知までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- AIによる自動チェックで、確認漏れや判断ミスといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 次に、「分岐する」アクションを設定し、特定の条件に基づいて処理フローを分岐させます。
- 続いて、分岐先に「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルからテキストデータを抽出します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」を選択し、抽出したテキストやメール本文を基にコンプライアンスチェックを行います。
- 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIによるチェック結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるか（例：特定のキーワードを含むメールのみ処理するなど）を任意に設定・追加が可能です。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、対象ファイル内のどの部分のテキストを抽出するかなどを任意でカスタムできます。
- 「テキストを生成する」でコンプライアンスチェックの結果や通知メッセージを作成する際、前段のステップで取得したメールの内容やOCRの結果を変数として埋め込み、動的なメッセージを作成することが可能です。
- Discordへの通知は、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Gmail、DiscordとYoomをそれぞれ連携してください。
- OCRするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプラン・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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