■概要
Dropboxに日々アップロードされるPDFファイル、その後のファイル形式変換や再保存といった作業に手間を感じていませんか？特に、複数のファイルを扱う場合、手作業では時間もかかり、時には保存先を間違えるといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxへのPDFファイルアップロードを検知し、CloudConvertで自動的にWordファイルへ変換、そして指定したDropboxフォルダへ保存までの一連の流れを自動化できるため、ファイル管理業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとCloudConvertを利用し、PDFからWordへのファイル変換を手作業で行っている方
- ファイル変換に伴う作業時間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より創造的な業務へ時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxにPDFがアップロードされると、自動でWordファイルに変換しDropboxへ保存するため、手作業によるファイル操作の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるため、ファイル形式の誤りや保存漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、CloudConvert、WordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをYoom内にダウンロードします。
- オペレーションで、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルをCloudConvertにアップロードします。
- オペレーションで、CloudConvertの「ファイルを変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルを指定の形式（この場合はWord）に変換します。
- オペレーションで、CloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」アクションを設定し、変換処理を完了させます。
- オペレーションで、CloudConvertの「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションを設定し、変換されたWordファイルのダウンロードURLを取得します。
- オペレーションで、CloudConvertの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したURLから変換後のWordファイルをYoom内にダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Yoom内にダウンロードしたWordファイルを指定のDropboxフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションで、自動化を開始するきっかけとなる監視対象のフォルダパスを任意で指定してください。
- CloudConvertの「ファイルを変換」アクションでは、出力フォーマットとしてWord（docxなど）を指定します。ここで変換後のファイル名をどのようにするかなども設定可能です。
- 最後のDropboxへの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換されたWordファイルを保存する先のフォルダパスや、保存する際のファイル名を任意で指定できます。トリガーで取得した元のファイル名を利用したり、日付を追加したりするなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Dropbox、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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