フォームからPDFファイルがアップロードされたら、CloudConvertでWordファイルに変換しDropboxに保存する

■概要

フォームからアップロードされたPDFファイルを、一つひとつ手作業でWordファイルに変換し、さらに特定のDropboxフォルダへ保存するといった定型業務に時間を取られていませんか？このような繰り返し作業は、手間がかかるだけでなくヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイルアップロードをきっかけに、CloudConvertでのファイル変換からDropboxへの保存までの一連の流れを自動化し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取ったPDFの変換・保存業務に多くの時間を費やしている担当者の方
• CloudConvertとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理を手作業で行っている方
• 定型的なファイル変換作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのPDFファイルアップロード後のファイル変換とDropboxへの保存が自動で処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル形式変換やアップロード作業に伴う、保存先の誤りや変換忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CloudConvertとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、フォームが送信されPDFファイルがアップロードされた際にフローが起動するよう設定します。
3. オペレーションで、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから受け取ったPDFファイルをCloudConvertにアップロードします。
4. 続けて、CloudConvertの「ファイルを変換」アクションを設定し、アップロードしたPDFファイルをWord形式（docxなど）に変換するよう指定します。
5. 次に、CloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」アクションを設定し、変換処理を開始します。
6. さらに、CloudConvertの「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションを設定し、変換が完了したWordファイルのダウンロードURLを取得します。
7. その後、CloudConvertの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したURLから変換後のWordファイルをYoom内にダウンロードします。
8. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルを指定のDropboxフォルダへ自動で保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定することに加えて、フォームの入力内容やファイル変換日時といった前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として組み合わせ、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。

■注意事項

• CloudConvertとYoomを連携してください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。