■概要
Slackでの案件連絡の後、手作業で請求書を作成しGoogle Driveにアップロードする作業は、手間がかかりミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をきっかけに、AI機能が情報を抽出しMicrosoft Excelで請求書を自動発行、そしてGoogle Driveへ自動アップロードまでを一気通貫で処理でき、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで案件情報を管理し、手作業で請求書発行と保存を行っている担当者の方
- 請求書作成からGoogle Driveへのアップロードまでの反復作業に非効率を感じている方
- 請求業務の自動化により、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿からGoogle Driveへの保存までが自動化され、手作業による請求書作成・管理業務の時間を短縮します。
- 請求情報の転記ミスや、ファイルのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Google Drive、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、監視したいチャンネルを指定します。
- 続いてオペレーションで、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackの投稿内容から請求に必要な情報を抽出するように設定します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、事前に用意した請求書テンプレートと抽出した情報を紐付けて、請求書ファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」設定では、Slackのどの投稿内容を対象とし、請求書作成に必要などの項目（例：顧客名、金額、商品名など）を抽出するかを具体的に指定してください。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」設定では、使用する請求書の雛形となるExcelファイルを連携し、発行する書類のファイル名や、抽出したデータをExcelテンプレートのどのセルに反映させるかを正確に指定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」設定では、発行した請求書を格納するGoogle Drive内の具体的なフォルダID、保存する際のファイル名、そしてファイルの添付方法を任意で指定してください。
■注意事項
- Slack、Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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