毎日Notionから倉庫の在庫情報を取得し、AIで管理してGmailで通知する

‍■概要

日々の倉庫在庫情報をNotionで管理し、その情報を基に通知を作成・送信する作業は、繰り返しが多く手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業による情報取得や転記は、ミスが発生しやすく、重要な在庫管理業務において見過ごせない課題です。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでNotionから在庫情報を自動取得し、AIが内容を整理、そしてGmailで関係者に通知するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで在庫情報を管理し、日次や週次での確認・報告業務がある担当者の方
• AIを活用して在庫データの分析や要約、通知文作成を効率化したいと考えている方
• 手作業による在庫情報の確認やGmailでの通知作成に時間を要し、ミスを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに基づいてNotionからの情報取得、AIによる処理、Gmailでの通知が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による情報の見落としや転記ミス、通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、在庫管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGmailをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで在庫情報を取得したい日時や頻度（毎日、毎週特定曜日など）を設定します。
3. 次に、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで管理している在庫情報のデータベースやテーブルを指定します。
4. 続いて、オペレーションで「AI機能」を選択し、「テキストを生成する」アクションで取得した在庫情報から通知内容や管理用サマリーを作成するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションでAIが生成したテキストを本文に含め、指定した宛先にメールを自動送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、在庫情報を取得・通知したい具体的な日時、曜日、繰り返し頻度などを、実際の運用に合わせて柔軟に設定してください。
• Notionの「複数のレコードを取得する」設定では、対象のデータベースIDや、特定の条件（例：在庫数が一定以下のアイテムのみ）に合致するレコードのみを取得するようにフィルター条件をカスタムしてください。
• AI機能の「テキストを生成する」設定では、Notionから取得した在庫情報（アウトプット）をどのように処理し、どのような文章（例：在庫僅少アラートや在庫サマリーレポートなど）を生成するかを明確にし、プロンプトを工夫して設定してください。
• Gmailの「メールを送る」設定では、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容を、固定値やNotionまたはAI機能からのアウトプット情報を活用して、用途に合わせてカスタムしてください。

■注意事項

• Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。