Googleフォームで社員情報が送信されたら、OCRしAIでタレントマネジメント向けスキルギャップを特定してNotionに追加する

■概要

社員情報の収集や管理、特にタレントマネジメントにおけるスキルギャップの特定は、多くの手間と時間を要する業務ではないでしょうか。Googleフォームで収集した情報を手作業で転記し、添付された職務経歴書などから必要な情報を読み取り、さらに分析してデータベースに入力する作業は、非効率的でありヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの社員情報送信をトリガーに、添付ファイルのOCR処理、AIによるスキルギャップ分析、そしてNotionへの自動登録までを一気通貫で自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した社員情報を手作業でNotionに転記・管理している人事担当者の方
• 社員のスキル分析やタレントマネジメントの効率化を目指しているマネージャーやチームリーダーの方
• OCRやAIを活用して、より戦略的な人材データベースの構築に関心のある経営者や人事責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信からNotionへの情報登録までの一連のプロセスを自動化し、手作業によるデータ入力や転記にかかる時間を削減できます。
• 手作業による情報抽出や分析に伴う入力ミスや解釈のブレを減らし、タレントマネジメントにおけるデータの精度向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に添付されたファイル（職務経歴書など）を取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容とOCRで抽出したテキストを基に、タレントマネジメント向けのスキルギャップを特定・分析します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容とAIによる分析結果を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で画像やPDFから文字を読み取る際に、使用するAIモデルをご自身の環境や目的に合わせて任意で設定してください。
• AI機能でスキルギャップを特定・分析する際の指示内容（プロンプト）を、抽出したいスキル項目や分析の深さ、Notionへの出力形式などに合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133