DropboxにMRの報告書がアップロードされたら、OCR後にAIで要点を抽出しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

MRの日々の報告書管理において、内容の確認やデータ入力に手間がかかっていませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としにも繋がりかねません。
このワークフローは、Dropboxに報告書がアップロードされると、YoomのOCRとAI機能が連携し、内容を自動で読み取り要約、Google スプレッドシートに記録します。MRの報告業務にAIを導入することで、こうした定型業務の負担を軽減し、より重要な活動に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• MRの報告書管理にAIを導入し、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
• DropboxやGoogle スプレッドシート間で発生する手作業での情報転記に課題を感じている方
• チームの報告内容をAIで自動要約し、スピーディーに全体像を把握したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 報告書をDropboxにアップロードするだけで、AIが自動で要点を抽出し転記するため、MRの報告書作成後のデータ入力時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや要点の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、YoomのOCR機能でダウンロードした報告書ファイルを読み取り、テキストデータを抽出します。
5. 続いて、YoomのAI機能で、抽出したテキストから要点を生成するように設定します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した要約などを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、報告書をアップロードする対象フォルダのパスやファイル名を任意の値に設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録先となるスプレッドシートIDとシートのタブ名を任意の値に設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、「以下の報告内容を3点に要約して」など、目的に合わせたプロンプト（指示文）を任意で編集してください。
• OCR機能のオペレーションでは、お使いの報告書のフォーマットに合わせて、読み取りたい項目を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。