DropboxにGRCデータがアップロードされたら、OCR後にAIで評価を行い結果をGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

GRC（ガバナンス・リスク・コンプライアンス）関連の書類は多岐にわたり、その内容の確認や評価、記録といった管理業務に手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによるテキスト抽出からAIによるデータ評価、そしてGoogle スプレッドシートへの記録までの一連のプロセスを自動化します。AIを活用したGRC業務の効率化を実現し、手作業による確認や転記の手間を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GRC関連書類の確認や評価、データ管理を手作業で行っているコンプライアンス担当者の方
• AIを活用してGRC業務を高度化し、客観的な評価体制の構築を検討しているDX推進担当者の方
• DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードから評価、記録までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたGRC関連業務の時間を短縮することができます。
• AIが設定されたプロンプトに基づき評価を行うため、担当者による判断のばらつきを防ぎ、業務の標準化と属人化の解消に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを基に評価を行います。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる評価結果を指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取りたい書類の形式に応じて、抽出する項目を任意で設定してください。
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、評価基準や出力形式などを定義したプロンプトの内容を任意で編集してください。
• Google スプレッドシートへ結果を出力する際に、対象のスプレッドシートIDと書き込み先のタブ名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。