SlackでPDFが投稿されたら、オンラインツールでWordファイルに変換してDropboxに保存する

■概要

Slackで共有されたPDF資料を、手作業でWordファイルに変換していませんか？こうした単純作業は手間がかかる上に、変換ミスや保存忘れの原因にもなりがちです。このワークフローは、Slackの特定チャンネルにPDFファイルが投稿されると、自動でオンラインツールを操作してWord形式に変換し、Dropboxへ保存します。定型的なファイル変換作業を自動化することで、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで共有されるPDFをWordに変換する作業を効率化したいと考えている方
• 手作業でのファイル変換やアップロードに手間を感じ、ミスを減らしたい方
• Dropboxでのファイル管理を徹底し、業務の属人化を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへのファイル投稿を起点に、PDFからWordへの変換と保存が自動で完了するため、手作業の時間を短縮できます。
• ファイル変換時の操作ミスや、変換後のファイルの保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のPDFファイルのみを検知するように指定します。
3. 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、ファイル名などを任意の形式に整えます。
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツール上でファイルの変換処理を実行します。
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチャンネルを任意で設定してください。
• RPA機能の設定では、PDFからWordへの変換に利用するオンラインツールのURLや、アップロードやクリックといったブラウザ上での操作を自由にカスタマイズできます。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイルの命名規則を任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Slack、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。