DropboxにPRMデータがアップロードされたら、OCR後にAIでパートナー評価を行いGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

パートナーとの関係を管理するPRM業務において、紙やPDFで受け取った活動報告書の情報を手入力したり、評価を行ったりする作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、DropboxにPRM関連データがアップロードされるだけで、OCRによるテキスト抽出から、AIを活用したパートナー評価、Google スプレッドシートへのデータ蓄積までを自動化し、こうした定型業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AIを活用したPRM業務の自動化により、パートナー管理を効率化したい方
• パートナーからの報告書管理や評価を手作業で行っており、負担を感じている方
• パートナープログラムにおける評価プロセスを標準化し、属人化を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル保存を起点にデータ抽出、AIによるPRM評価、記録までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• AIが設定された基準で評価を行うため、担当者による評価のばらつきを防ぎ、パートナー評価業務の標準化と属人化の解消に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した情報を基にパートナーの評価テキストを生成します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した評価内容などを指定のシートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガーでは、パートナーからの報告書が保存されるフォルダのパスを任意で設定してください。
• OCR機能では、報告書フォーマットに合わせて、テキストを抽出したい項目を任意で設定します。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、自社の評価基準に沿ったアウトプットが得られるよう、プロンプトの内容を任意で編集してください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、評価データを記録したいスプレッドシートIDと、書き込み先のタブ名を任意の値に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。