■概要
日常業務で扱うJPGファイルを、その都度手作業でPDFに変換して保存する作業は、単純ながらも手間がかかるものです。特に、CloudConvertのようなツールを使っていても、ファイルを選んでアップロードし、変換後にダウンロードして所定の場所に保存する、という一連の流れは面倒に感じることがあります。このワークフローを活用すれば、SlackにJPGファイルが投稿されるだけで、自動的にPDFへ変換しGoogle Driveに格納するため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有されるJPG画像を、日常的に手作業でPDFへ変換している方
- JPGをPDFに変換するツールでのファイル変換と保存作業を自動化したい方
- Google Driveでのファイル管理を標準化し、保存漏れなどを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点にJPGからPDFへの変換、保存までが自動化され、手作業の時間を短縮できます
- ファイル変換時の設定ミスやGoogle Driveへの保存漏れといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、CloudConvert、Google DriveをYoomと連携します
- トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能で、投稿されたファイルがJPG形式の場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 続けて、Slackから対象のファイルをダウンロードし、データ変換機能でファイル名をPDF用に変更します
- 次に、CloudConvertの各種アクションを設定し、JPGファイルをアップロードしてPDFに変換後、ファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、このワークフローを起動させる対象のチャンネルを任意で設定してください
- 分岐機能では、JPGファイル以外にもPNGなどの画像ファイルを対象に含めるなど、後続の処理を動かす条件を自由にカスタマイズできます
- データ変換機能の正規表現によるデータの置換では、保存するPDFのファイル名を任意の命名規則に合わせて設定できます
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダIDを任意で指定したり、ファイル名に日付などの動的な情報を含めることが可能です
■注意事項
- Slack、CloudConvert、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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