フォームでJPGファイルが送信されたら、RPA経由で圧縮しDropboxに格納する

■概要

WebサイトのフォームからJPG画像を受け取る際、ファイルの圧縮やその後の管理に手間を感じることはないでしょうか。特に、受信した画像を一枚ずつ手作業で圧縮し、指定のストレージに保存する作業は、時間がかかるだけでなくミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、フォームでJPGファイルが送信されるとRPA機能で自動的に圧縮し、Dropboxに格納する一連の流れを自動化するため、手作業で行っていたファイル管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信したJPGファイルを、手作業で圧縮や管理しているWebサイト運営担当の方
• 日常的にJPGを圧縮し、Dropboxへ保存する業務を効率化したい方
• RPAを活用して、ファイル操作に関する定型業務の自動化を検討している業務改善担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、JPGファイルの圧縮からDropboxへの格納までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの圧縮漏れや、誤った場所への保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、JPGファイルを受け付ける項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの圧縮ツールなどでファイルサイズを変換します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、JPGファイルをアップロードする項目以外にも、テキスト入力欄や選択肢など、用途に合わせて自由に項目をカスタマイズしてください。
• RPA機能では、実際に操作する画像圧縮サイトのURLや、クリックするボタンなどの操作対象を任意で設定します。ファイル名なども、フォームで取得した情報を含めるよう柔軟に設定可能です。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を任意に設定してください。前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用することもできます。

■注意事項

• DropboxとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。