DropboxにTXTファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換し保存する

■概要

日常業務でテキストファイルをPDFに変換する機会は少なくありませんが、ファイル数が増えるとその手作業に多くの時間を要し、ミスも発生しやすくなります。このワークフローは、こうした課題を解決するために設計されており、変換作業を自動化します。Dropboxにテキストファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でPDFに変換し指定のフォルダへ保存するため、手作業による手間や変換漏れといったミスをなくし、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

日常的にテキストファイルからPDFへの変換を手作業で行っている方
Dropboxでのファイル管理と連携して、ファイル変換業務を自動化したいと考えている方
手作業によるファイル形式の変換ミスや、それに伴う確認作業をなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxへのファイルアップロードを起点に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていた変換の工数を削減できます
ファイル変換のし忘れや保存先の間違いといった、手作業で起こりがちなヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxをYoomと連携します
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションで、テキストファイルがアップロードされるフォルダを指定します
次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、アップロードされたテキストファイルを取得します
続いて、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換サービスなどを利用してテキストファイルをPDFに変換する操作を記録します
最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定では、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」の対象となるフォルダのパスやファイル名を任意の値で指定してください
Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで指定したファイルが格納されているフォルダのパスを正しく設定してください
Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換後のPDFファイルを保存したいフォルダのパスを任意で設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

‍‍DropboxとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691