フォームから回答が送信されたら、Confluenceにページを作成する

■概要

社内からの問い合わせや各種申請などをフォームで受け付けた後、その内容を手作業でConfluenceのページに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の抜け漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をもとにConfluenceのページを自動で作成し、情報共有のプロセスを効率化します。Confluenceを活用したナレッジの蓄積や管理を、より円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた内容を、手作業でConfluenceに転記している方
• Confluenceを利用した情報共有やナレッジ管理の効率化を目指しているチームの方
• 社内申請や問い合わせ対応のプロセスを自動化し、工数を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されるとConfluenceにページが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力内容の間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、問い合わせや申請内容を受け付けるためのフォームを作成します。
3. 最後に、オペレーションでConfluenceを選択し、「ページを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容がConfluenceのページに反映されるように各項目を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、テキスト入力欄や選択式のラジオボタンなど、用途に応じて質問項目を自由にカスタマイズできます。
• Confluenceのページ作成アクションでは、ページのタイトルや本文に、フォームで受け付けた回答内容を変数として埋め込んだり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。

■注意事項

• ConfluenceとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。