DropboxにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しSlackに通知する

■概要

JPEGファイルで受け取った請求書や資料の内容を確認するため、手作業でテキスト情報を転記していませんか。この方法は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、DropboxにJPEGファイルがアップロードされると、自動でテキストを抽出し、その内容をSlackへ通知します。画像内の文字起こしに関わる一連の作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• JPEG形式の画像ファイルからテキストを手入力しており、業務効率化を検討している方
• DropboxとSlackを日常的に利用し、ファイル内容の確認や共有作業を効率化したい方
• 画像ファイルからテキストを抽出する作業を自動化し、DXを推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納をトリガーに、JPEGからテキストを自動で抽出し通知するため、手作業による確認や転記の時間を短縮できます。
• 手作業での転記に伴う入力間違いや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたJPEGファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、抽出したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガーおよびオペレーション設定では、監視対象とするフォルダのパスやファイル名を任意に指定することが可能です。
• OCR機能では、画像内のどの部分からテキストを抽出するかなど、抽出範囲を詳細に設定できます。
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に選択できるほか、本文に固定のテキストやOCR機能で取得したテキスト情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。