Gmailでファイルを受信したら、オンラインツールでPNGに変換してSlackで共有する

■概要

デザイン業務などで受け取った画像ファイルを、都度手作業でPNG形式に変換し、関係者に共有するのは手間がかかる作業です。また、手作業がゆえに変換ミスや共有漏れが発生する可能性もあります。このワークフローは、Gmailで特定ラベルのメールを受信すると、自動でオンラインツールを利用して添付ファイルをPNG形式に変換し、Slackで共有します。PNG形式に変換する方法を探している方にとって、一連の定型業務を自動化し、作業時間を短縮できるワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したファイルのPNG形式への変換と共有を手作業で行っている方
• Slackでの情報共有を円滑にし、ファイル変換の手間を省きたいと考えている方
• ファイル形式の変換を含む定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信からSlackでの共有までが自動化されるため、これまでファイル変換や共有にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による変換忘れや誤ったファイルの共有といったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、RPA機能でオンラインの変換ツールを操作し、受信したファイルをPNG形式に変換します。
5. 次に、データ変換機能で、変換後のファイル名を任意のルールに沿って変更します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、変換したPNGファイルを指定のチャンネルに共有します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• RPA機能では、PNG形式への変換に利用する任意のオンラインツールのURLや、ファイルアップロードなどのブラウザ操作を自由に設定できます。
• データ変換機能では、Slackで共有する際のファイル名を、日付や元のファイル名といった情報を用いて自由に設定することが可能です。
• Slackへの通知アクションでは、共有先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文にGmailの件名などの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。