■概要

Notionは多機能で便利な情報管理ツールですが、データをチームで共有したり、集計・分析を行ったりする際には、慣れ親しんだMicrosoft Excelを使いたい場面も少なくないでしょう。しかし、Notionの情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、NotionとMicrosoft Excelのデータ連携を自動化し、Notionでページが作成されるたびに、その内容がMicrosoft Excelの指定したファイルへ自動で追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理しているタスクや顧客情報などをMicrosoft Excelへ手作業で転記している方
• NotionとMicrosoft Excelの二重入力の手間をなくし、データ管理の効率化を図りたいと考えている方
• 手作業によるデータ転記ミスを防止し、情報の正確性を高めたいチームリーダーやマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionにページが作成されると、自動でMicrosoft Excelへデータが追加されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力情報の漏れや間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性と正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を制御します
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、対象ページの情報を取得します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報をファイルに行として追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelへレコードを追加するオペレーションでは、どの列にどのデータを追加するかを自由に設定できます
• Notionのトリガーやレコード取得アクションで得た、ページのタイトルや各プロパティといった値を、変数としてMicrosoft Excelの任意の列に埋め込むことが可能です
• 特定の列に「登録済み」といったテキストを常に入力するなど、固定値を設定することもできます

■注意事項

• Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelでデータベースを操作するオペレーションの設定方法は下記を参照してください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。