■概要
Word文書の表などをExcelに転記する際、コピー＆ペーストによるレイアウト崩れや手作業の繰り返しに手間を感じていませんか。特に定期的に発生する報告書などのデータ集計は、大きな負担になりがちです。このワークフローは、DropboxにWordファイルをアップロードするだけで、オンラインツールを利用して自動でExcelに変換し、指定のフォルダに保存します。手作業で行っていたWordをExcelに変換する定型業務を自動化し、業務効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wordで作成された報告書やアンケート結果などを、定期的にExcelに変換して集計・分析している方
- Dropboxをチームのファイル共有に利用しており、手作業でのファイル変換を効率化したいと考えている方
- WordをExcelに変換する際のコピー＆ペーストによる転記ミスやデータ抜けを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルをアップロードするだけで、WordからExcelへのファイル変換が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、コピー＆ペースト時のレイアウト崩れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したWordファイルを取得します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、任意のオンラインファイル変換ツールにアクセスしてファイル変換を実行する操作を設定します
- 続けて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存ファイル名に用いる情報を整えます
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したExcelファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた時にフローを起動させるか、フォルダパスや特定のファイル名を任意で設定可能です
- RPA機能（ブラウザを操作する）の設定では、ファイル変換に利用するオンラインツールのURLや、サイト上での具体的な操作内容を自由にカスタマイズできます
- 変換後のファイルをDropboxにアップロードする設定では、保存先のフォルダや、ファイル名を任意の値に変更して設定することが可能です
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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