BoxにPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取り内容をSlackに通知する

■概要

取引先から受領した請求書などのPDFファイルを手作業で確認し、その内容を転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルが格納されると、自動でOCRが内容を読み取り、その結果をSlackへ通知します。PDFからOCRでテキスト情報を抽出する一連のプロセスを自動化することで、面倒な手作業から解放され、確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxにアップロードされたPDFの内容確認や転記作業を手間に感じている方
• 手動でのPDFのOCR処理や、その後の情報共有を自動化したいと考えている方
• 請求書や契約書など、PDFファイルの確認からチームへの共有までの流れを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納を起点に、PDFのOCR処理からSlackへの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ入力やコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を任意のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に「.pdf」が含まれる場合に処理を実行するなど、後続のオペレーションに進むための条件を自由にカスタマイズできます。
• OCR機能では、請求金額や取引先名など、PDFファイルから抽出したい特定の項目を任意で設定することが可能です。
• Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメンション先を任意で設定できるほか、本文にOCRで取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。