フォームからPowerPointファイルが送信されたら、オンラインツールでWordに変換してZoho Mailで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Zoho Mail

を自動連携できます。

■概要

フォームで受け取ったPowerPointファイルを、手作業でWordに変換し、メールで送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、定期的に発生する業務の場合、ファイル形式の変換や宛先設定に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル送信をきっかけに、ファイル形式の変換からZoho Mailでのメール送信までの一連の流れを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

フォームで受け付けたファイルを、特定の形式に変換して共有する業務を担当している方
手作業でのファイル形式の変換やメール送信に、時間的なコストや手間の課題を感じている方
Zoho Mailを活用した定型的なファイル送信業務を自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム送信後のファイル変換からメール送信までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
ファイル形式の変換ミスや、添付ファイルの付け忘れ、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、Zoho MailをYoomと連携します。
トリガーに「フォームトリガー」を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツール上でPowerPointからWordへの変換処理を自動化します。
オペレーションの「データを操作・変換する」アクションで、変換後のファイル名を適切に処理します。
オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、変換したWordファイルをアップロードします。
最後に、Zoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションで、アップロードしたファイルを添付し、指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Zoho Mailでメールを送信するアクションを設定する際に、任意のアカウントID、送信者のメールアドレス、受信者のメールアドレスをそれぞれ設定してください。

■注意事項

Zoho MailとYoomを連携してください。
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・パーソナルプラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Zoho Mail

YoomではZoho Mailとノーコードで連携し、API経由でZoho Mailの操作を自動化することが可能です。例えば、Zoho Mailで受信したメールに対する返信文の下書きをAIで自動的に作成したり、Google SheetsやNotionの情報を使用して自動的にZoho Mailでメールを送信するといったことが可能です。

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