フォームからPowerPointファイルが送信されたら、オンラインツールでWordに変換してZoho Mailで送信する

■概要

PowerPointで作成した資料をWord形式に変換して共有する際、都度オンラインツールで手作業の変換やメール作成を行っていませんか。こうした定型的ながらも手間のかかる作業は、業務のボトルネックになりがちです。このワークフローは、フォームにPowerPointファイルを送信するだけで、RPAがオンラインツールを操作し自動でWordへ変換、指定の宛先にメールで送信します。面倒なPowerPointからWordに変換する方法を自動化し、ファイル共有業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PowerPointからWordに変換する方法を模索し、ファイル共有業務の効率化を目指している方
• 手作業でのファイル変換やメール送信に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
• 定期的に発生する資料の形式変換と共有作業の、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、PowerPointからWordへの変換とメール送信が自動で完結するため、手作業の時間を削減できます
• ファイルの変換ミスやメールの添付漏れ、宛先間違いといった、手作業に起因するヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換サイトでPowerPointをWordに変換します
4. 続けて、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」アクションで、ファイル名を整えます
5. 次に、Zoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションで、変換後のWordファイルをアップロードします
6. 最後に、Zoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションで、指定の宛先にWordファイルを添付して送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、PowerPointファイルをアップロードする項目以外に、送信先のメールアドレスや件名などを入力する項目を任意で設定できます
• RPA機能のブラウザ操作では、普段利用しているオンライン変換ツールのURLや、ファイルを選択して変換を実行するまでの一連の操作を自由に設定することが可能です
• データ変換機能を利用することで、変換後のファイル名を、フォームで入力された情報などを用いて任意の形式に変更できます
• Zoho Mailのメール送信アクションでは、送信先や本文を自由に設定でき、フォームで取得した情報を本文内に変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• Zoho MailとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。