フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Zoho Mailに通知する

■概要

フォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、メールで送信する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、フォームへの情報送信をトリガーとして、添付されたPDFファイルの結合からZoho Mailでの通知までの一連の流れを自動化できます。Zoho Mailとの連携を通じて、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信した複数ファイルの管理や手動での結合に時間を要している方
• Zoho Mailと各種ツールを連携させ、通知業務を自動化したいと考えている方
• ファイルの添付ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のPDF結合からメール通知までが自動処理されるため、定型業務にかかる時間を削減できます
• 手作業によるファイルの添付漏れや、結合するファイルの選択ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、結合したPDFファイルをアップロードします
5. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、アップロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、ユーザーの用途に合わせてテキスト入力欄やファイルアップロード欄などの項目を自由にカスタマイズしてください
• PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に固定のテキストを設定したり、フォームで取得した情報を変数としてファイル名に含めたりすることが可能です
• Zoho Mailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文などに固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

• Zoho MailとYoomを連携してください。