Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、Freshdeskに会社を作成する

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■概要

Gmailに届くお問い合わせや顧客からの連絡を、手作業でFreshdeskに登録する業務は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容から必要な情報を抽出して自動でFreshdeskに会社情報を作成できます。
FreshdeskとGmailの連携を自動化することで、手作業による登録業務の負担を軽減し、顧客対応の迅速化に貢献します。

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■このテンプレートをおすすめする方

GmailからFreshdeskへの顧客情報の手動登録に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
FreshdeskとGmailを連携させ、問い合わせ管理の初動対応を効率化したいと考えている方
手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報管理の精度を高めたいチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

Gmailで特定のメールを受信するだけで、自動でFreshdeskに会社情報が作成されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮できます
手作業による転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、freshdeskとgmail間での正確な情報連携を実現します

■フローボットの流れ

はじめに、FreshdeskとGmailをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールの内容が特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
さらに、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文から会社名などの必要な情報を抽出します
最後に、オペレーションでFreshdeskの「会社を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい会社を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

分岐機能の条件は任意で設定可能です。例えば、メールの件名や本文に含まれる特定のキーワードに応じて、処理を実行するかどうかを判断させることができます
Freshdeskで会社を作成する際に、登録するドメイン名を任意で設定可能です。メール本文から抽出したドメインや、固定のドメインを設定するなど、運用に合わせて柔軟にカスタマイズしてください

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■注意事項

Gmail、FreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。