■概要
Smartsheetでプロジェクト管理を行い、関連ドキュメントをConfluenceで整理しているものの、都度手作業でフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。また、手作業が原因でフォルダの作成漏れが発生することもあります。このワークフローは、Smartsheetで新しい行が追加されると、自動でConfluenceに対応するフォルダを作成します。ConfluenceとSmartsheet間の連携を自動化し、手作業による情報整理の手間を省き、プロジェクト管理をより円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetを用いたタスク管理とConfluenceでのドキュメント整理を手作業で行っている方
- ConfluenceとSmartsheetを連携させ、プロジェクト管理の効率化を目指しているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダ作成の漏れやミスを防ぎ、情報管理を徹底したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetへの行追加をトリガーにConfluenceでフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- フォルダの作成漏れや命名ミスといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとSmartsheetをYoomと連携する
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでConfluenceの「フォルダを作成」アクションを設定する
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を更新」アクションを設定し、作成したフォルダの情報などを該当の行に反映させる
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、自動化の対象としたいシートのIDや、作成日時を記録するカラムのIDを任意で設定してください。
- Confluenceでフォルダを作成するアクションでは、対象のクラウドIDや、フォルダを作成したいスペースのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Smartsheet、Confluence、のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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