■概要

請求書や申込書がDropboxにアップロードされるたびに、内容を手作業で確認し、別ツールへ転記する作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、Dropboxに保存されたPDFファイルからオンラインでテキスト情報を抽出し、そのデータを基にAirtableへ自動でレコードを作成します。定型的なデータ入力作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎながら業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとAirtable間で発生する、PDFからのデータ転記作業を自動化したい方
• オンラインでPDFファイルから効率的にテキストを抽出し、データベースを構築したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力の時間を削減し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxにPDFファイルが追加されると、自動で内容を読み取りAirtableへレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストで起こりがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新しいレコードを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダのパスやファイル名を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• OCR機能でPDFから情報を読み取る際に、請求書番号や日付、金額など、どの項目を抽出するかを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924