■概要

画像ファイル内のテキスト情報を手作業でコピー＆ペーストする業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。便利なオンラインスキャナーを利用しても、結局は手作業での転記業務が残ってしまうケースもあります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出しAirtableへデータを格納するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインスキャナーなどを利用し、画像から抽出したテキストを手作業でAirtableに転記している方
• Dropboxに保存された大量の画像ファイルから、効率的にテキストデータを抽出したいと考えている方
• 画像データのテキスト化とデータベースへの登録作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのアップロードを起点に、高機能なオンラインスキャナーのようにテキストを自動抽出し、転記作業をなくすことで時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションで、YoomのOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のテーブルに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値で設定してください。
• OCR機能のオペレーションでは、名刺や請求書など、読み取る画像の種類に応じて抽出したい項目を任意で設定してください。
• Airtableへのレコード作成オペレーションでは、データを格納したいベースやテーブル、各項目を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924