■概要

Notionに保存された請求書や契約書などのPDFファイルの内容を確認し、手作業で関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、NotionのデータベースにPDFファイルが追加されると、自動でファイルの内容を読み取り、Microsoft Teamsに通知する一連の流れを自動化できます。PDFドキュメントのOCR処理を自動化し、手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionでPDFドキュメントを管理しており、内容確認と転記作業に手間を感じている方
• ocr for pdf documentsなどの技術を活用して、チームへの情報共有を迅速化したい方
• Microsoft Teamsを業務連絡のハブとしており、手作業での通知業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• NotionにPDFが追加されると自動でOCR処理と通知が実行されるため、手作業の時間を削減できます
• 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定します
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」を設定し、更新されたページの情報を取得します
4. 次に、Notionの「ファイルをダウンロードする」を設定し、ページに追加されたPDFファイルを取得します
5. さらに、OCR機能の「OCRする」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します
6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、抽出したテキストを含むメッセージを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取るPDFファイルの種類に応じて、特定の項目のみを抽出するよう任意で設定が可能です
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルを任意で指定できます。また、メッセージ本文は、OCRで抽出した内容を変数として埋め込んだり、定型文を追加したりと柔軟なカスタムが可能です

■注意事項

• Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924