■概要
クラウドサインで新しい契約が締結されたら、AIオペレーションを使用して契約内容を読み取り、kintone内の該当ステータスを自動的に更新し、Slackに通知します。
クラウドサインへのアクセスやkintoneなどのデータベースツールにアクセスすることなく、自動的に情報の転記や蓄積を行うことができます。
契約内容の読み取りやSlack通知の内容はカスタマイズ可能です。
■事前準備
・kintoneに予めクラウドサインの契約情報を転記するためのアプリを用意します。
※契約状況などのフィールドを設け、締結済みや未締結などの判別ができるようにします。
■設定方法
①アプリトリガーからクラウドサインを選択し、以下の設定を行って保存します。
・アクションから書類の締結が完了したらを選択します。
・次のページで起動間隔を5分に設定し、テストを押します。
※まだクラウドサイン上で締結したことがない場合はテストをしてもエラーが発生するので、可能であればデモで締結を行った後再度テストしてください。
②トリガー下の＋マークからアプリ連携するオペレーションを選択後クラウドサインを押し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：書類の添付ファイルを取得
・書類ID：①のトリガーで事前に取得した書類IDを埋め込みます。
・ファイルID：①のトリガーで事前に取得した添付ファイルIDの一覧を埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定についてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークから画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：契約書を読み取る（10タスク）を選択します。
・ファイルの添付方法：取得した値を使用を選択し、候補から②で取得した取得ファイルを設定します。
・抽出したい項目：以下をデフォルトで取得します。それ以外に取得したい値がある場合、追加入力してください。
※「件名」「署名者1：会社名」「署名者1：氏名」「署名者2：会社名」「署名者2：氏名」「締結日」「有効期限」
※なお、契約書内に上記デフォルトの項目が含まれていない場合は取得自体されません。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
④＋マークからデータベースを操作するオペレーションを選択後、kintoneを押し以下の設定をしてテスト・保存します。
・アクション：レコードを更新するを選択します。・アプリID：事前に用意したkintoneアプリのIDを候補から選択します。
・更新したいレコード条件：フィールドを指定のフィールド(会社名など)にし、等しいとして、値は③の読み取りで取得した相手先会社名を埋め込みます。
・更新後のレコードの値：更新で必要な箇所だけに値を入力します。例えば契約状況というフィールドがあれば「締結済み」のように設定します。
・詳細設定：「検索に失敗した際の動作設定」で条件に一致するレコードが見つからない場合はオペレーションをエラーにするをOFFにします。
※こちらはあくまで例となるため、kintone側の設定はご自身の環境に併せて行ってください。
⑤＋マークから分岐するオペレーションを選択し、以下の設定を行って保存します。
・オペレーション：④のオペレーションを選択します。・アウトプット：レコード番号を選択します。
・条件：アウトプットが空になっているに設定します。・値：そのまま空白にします。
⑥その他の方面の＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択しSlackを押した後以下の設定を行います。
・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。・投稿先のチャンネルID：候補から指定のチャンネルIDを選択します。
・メッセージ内容：任意のメッセージを設定します。
⑦アウトプットが空になっている方向の＋マークから担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択し、以下の設定を行います。
・担当者：任意の担当者を選択します。
・メッセージ：契約書から読み取った情報とkintoneの情報が合致しなかった旨を記載し、③から読み取った情報メッセージに埋め込んで担当者に直接kintoneへレコード編集するよう依頼します。
⑧＋マークから移動するオペレーションを選択し、⑥で設定したSlackのオペレーションを選択して設定完了です。
■注意事項
・クラウドサイン、kintone、SlackそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・このフローはクラウドサイン上の書類が1つの場合のみ利用できます。
・契約内容や通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
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