■概要
Webサイトなどからの問い合わせメールへの対応時、内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記し、担当者へ通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ転記、Slackへの通知までの一連の流れを自動化できます。これにより、問い合わせ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 問い合わせメールの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- メールからの情報抽出や転記作業での抜け漏れやミスをなくしたいと考えている方
- Slackを活用し、問い合わせの一次対応や情報共有を迅速に行いたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から情報抽出、転記、通知までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた問い合わせ管理の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、問い合わせ対応の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに転記します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送信する」アクションを設定し、担当チャンネルへ通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガー設定では、Yoomが発行するメールアドレスのほか、件名や差出人など、特定の条件に合致した場合のみフローを起動するよう任意で設定が可能です。
- AI機能では、受信したメール本文から抽出したい項目(例:会社名、担当者名、問い合わせ内容など)を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへの転記アクションでは、転記先のスプレッドシートIDやシート名、どの列にどの情報を記載するかを任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージ本文の内容を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailそれぞれとYoomを連携してください。