申し込みメールを受信したらURL情報抽出し、クラウドBOTを実行してジョブ結果をkintoneに格納する

■概要

Webサイトからの申し込みメールを確認し、内容を転記してクラウドBOTを実行、さらにその結果をkintoneに手入力するといった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、クラウドBOTとkintoneの連携をスムーズに自動化できます。申し込みメールの受信をきっかけに、AIがURLなどの情報を抽出し、クラウドBOTのジョブ実行からkintoneへの結果格納までを自動で完結させるため、手作業によるミスや対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドBOTとkintone間のデータ連携を手作業で行っている方
• Webサイトからの申し込み対応の自動化を検討しているご担当者様
• クラウドBOTとkintoneを連携させて定型業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メールからの情報抽出、クラウドBOTの実行、kintoneへの格納が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記がなくなるため、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとクラウドBOTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーにメールトリガーを設定し、特定の申し込みメールを受信したらフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文からURLなどの必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでクラウドBOTの「ボットを実行」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を活用します。
5. さらに、クラウドBOTの「ジョブの結果を参照」アクションで、実行したボットのジョブ結果を取得します。
6. 最後に、kintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したジョブ結果をkintoneアプリに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出オペレーションでは、受信するメールの様式に合わせて、URL以外にも氏名や会社名など任意の項目を抽出対象として設定してください。
• kintoneにレコードを追加するオペレーションでは、どのアプリに情報を格納するかを設定し、各フィールドにAIが抽出した情報やクラウドBOTの実行結果などを割り当ててください。

■注意事項  

• ‍‍クラウドBOT、kintoneとYoomを連携してください。